Ai có thể sử dụng chữ ký số?

Khi bạn là chủ doanh nghiệp bạn nhận được chữ ký số thì bạn phân vân không biết nên đưa chữ ký số cho ai quản lý và sử dụng. Công ty bạn có nhiều phòng ban và nhiều bộ phận đều cần phải sử dụng chữ ký số vậy nên giao cho ai cầm token, phòng kế toán, bộ phận làm bảo hiểm xã hội, bộ phải khai hải quan, hay bên xuất hoá đơn điện tử. Vậy bài viết này sẽ tư vấn cho các bạn ai sẽ là người sử dụng chữ ký số hợp lý nhất.

Trước tiên ta hãy tìm hiểu chữ ký số là gì?

Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử. Chữ ký số được tạo ra bởi người ký đóng vai trò như chữ ký đối với cá nhân hay con dấu đối với doanh nghiệp và được thừa nhận về mặt pháp lý. Chữ ký số được coi là phương án giải quyết tốt nhất mọi vấn đề khi giao dịch trên môi trường Internet và còn được ứng dụng vào nhiều lĩnh vực bảo mật cao khác.

Ứng dụng phổ biến chữ ký số hiện nay

Chữ ký số có thể sử dụng trong các giao dịch thư điện tử, các e-mail, để mua bán hàng trực tuyến, đầu tư chứng khoán trực tuyến, chuyển tiền ngân hàng, thanh toán trực tuyến mà không sợ bị đánh cắp tiền như với các tài khoản Visa, Master.

Ngoài ra, Chữ ký số cũng có thể dùng cho các dịch vụ công phổ biến hiện nay để kê khai, nộp thuế qua mạng, khai báo hải quan và thông quan trực tuyến mà không phải mất thời gian đi in các tờ khai, đóng dấu đỏ của công ty rồi đến cơ quan thuế xếp hàng để nộp tờ khai này. Hiện tại chữ ký số còn dùng để ký hoá đơn điện tử, Bảo hiểm xã hội điện tử, đấu thầu qua mạng. Chữ ký số giúp cho các đối tác có thể ký hợp đồng làm ăn hoàn toàn trực tuyến không cần ngồi trực tiếp với nhau, chỉ cần ký vào file hợp đồng và gửi qua e-mail.

Lợi ích của việc sử dụng chữ ký số

Việc ứng dụng chữ ký số giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí hành chính. Hoạt động giao dịch điện tử cũng được nâng tầm đẩy mạnh. Không mất thời gian đi lại, chờ đợi.
– Không phải in ấn các hồ sơ.
– Việc ký kết các văn bản ký điện tử có thể diễn ra ở bất kỳ đâu, bất kỳ thời gian nào.
– Việc chuyển tài liệu, hồ sơ đã ký cho đối tác, khách hàng, cơ quan quản lý… diễn ra tiện lợi và nhanh chóng.

Các dạng chữ ký số phổ biến hiện nay

– Chữ ký số hiện tại đang sử dụng phổ biến nhất hiện nay là dạng chữ ký số Token. Hầu hết các doanh nghiệp đang dùng loại này và gần như doanh nghiệp nào cũng có 1 cái Token để ký số. Có những doanh nghiệp dùng 3 đến 4 cái dùng vào các công việc khác nhau như khai thuế, xuất hoá đơn, bảo hiểm, hải quan vv…
– Ngoài Token ra thì hiện tại cũng có dạng chữ ký số không dùng token: đó là chữ ký số HSM, chữ ký số dùng SIM điện thoại, chữ ký số từ xa.. Chữ ký số HSM có nhiều ưu điểm là có thể ký số lượng nhiều với tốc độ cao, dùng chủ yêu cho xuất hoá đơn, Nhược điểm là chi phí đăng ký lớn. Chữ ký số SIM, chữ ký số từ xa dùng được trên điện thoại, Ipad… và với chi phí đăng ký thấp . Chữ ký số  SIM-CA thì dùng sim trên điện thoại còn chữ ký số từ xa thì ưu điểm là không cần dùng sim vẫn ký được trên điện thoại.

Ai có thể sử dụng chữ ký số?

Quay trở lại với câu hỏi này, từ đầu bài viết ta đã hình dung chữ ký số như nào và mục đích sử dụng là gì. Do đó trong doanh nghiệp thì có thể kế toán sẽ sử dụng khai thuế, xuất hoá đơn. Các bộ phận khác có thể dùng token để ký bảo hiểm xã hội, hải quan, đấu thầu qua mạng.. Như vậy chữ ký số được dùng cho nhiều lĩnh vực và chủ doanh nghiệp có thể giao cho các bộ phận liên quan để sử dụng chữ ký số một cách hợp lý nhất

-Hiện nay rất nhiều doanh nghiệp thuê kế toán dịch vụ hoặc thuê dịch vụ làm hải quan thì chủ doanh nghiệp có thể bàn giao chữ ký số Token cho các đơn vị đó có văn bản thoả thuận hoặc biên bản bàn giao để sau này doanh nghiệp không thuê những dịch vụ bên đó nữa thì bên dịch vụ sẽ bàn giao lại chữ ký số token cho doanh nghiệp