Chữ ký số cá nhân là gì? Những lợi ích khi sử dụng?

Chữ ký số cá nhân là gì? Những lợi ích khi sử dụng

Đối với các doanh nghiệp kinh doanh trên nền tảng công nghệ 4.0 hiện nay chắc hẳn không còn quá xa lạ với chữ kỹ số cá nhân. Thế nhưng, theo số liệu thống kê, số lượng thuê bao sử dụng chữ ký số cá nhân chỉ chiếm tỷ lệ 1% trong tổng chữ ký số được cấp phát. Vậy nên, trong bài viết sau, chukysokhuyenmai.com sẽ giải thích cụ thể chữ ký số cá nhân là gì? Những lợi ích nổi bật khi dùng chữ ký số cá nhân để quý khách hàng quan tâm có thể nắm rõ.

Chữ ký số cá nhân là gì?

Chữ ký số cá nhân là gì?

Đây chính là loại chữ ký số điện tử tương đương với chữ ký bằng tay của cá nhân. Chúng được sử dụng với mục đích chính là xác thự danh tính người ký đối với một vài trường hợp cụ thể sau:

• Ký kết các tài liệu điện tử, văn bản điện tử như: Hóa đơn, thỏa thuận, hợp đồng,…
• Tham gia mọi giao dịch trực tuyến gồm: Giao dịch chứng khoán, mobile banking, dùng internet banking, mua bán trực tuyến,…

Lưu ý: Để được cấp giấy phép sử dụng chữ ký số cá nhân hợp pháp, người dùng bắt buộc phải đăng ký chứng thư số cá nhân tại đơn vị cung cấp. Nội dung chính có trên chữ ký số cá nhân gồm có: Họ và tên cá nhân chủ thế, tên công ty cung cấp chứng thực chữ ký số.

Tính pháp lý của chữ ký số cá nhân là gì?

Dựa vào quyết định số 1984/2015/QĐ-TCT, tính pháp lý chữ ký số cá nhân sẽ được quy định cụ thể sau:

• Các tài liệu, văn bản điện tử khi được các đơn vị cung cấp cấp phép và ký sẽ có hiệu lực tương đương văn bản giấy ký bằng tay từ chính cá nhân đó.
• Văn bản điện tử đó sẽ có thẩm quyền căn cứ vào quy định pháp luật Việt Nam về quản lý, dùng con dấu có giá trị tương đương văn bản giấy ký tay từ người có thẩm quyền đó và đóng dấu.
• Mọi công dân trên khắp tổ quốc Việt Nam đều có thể đăng ký chữ ký số cá nhân trong tổ chức khi có nhu cầu. Tuy nhiên, đối tượng cần sử dụng thường hoạt động trong các doanh nghiệp như: Tổng giám đốc, giám đốc, trưởng phòng, quản lý, kế toán,….

Mọi công dân trên khắp tổ quốc Việt Nam đều có thể đăng ký chữ ký số cá nhân trong tổ chức khi có nhu cầu

Lợi ích nổi bật của việc đăng ký chữ ký số cá nhân

Sau khi tìm hiểu và nắm rõ khái niệm chữ ký số cá nhân là gì? Các bạn hãy cùng với chukysokhuyenmai.com điểm qua một vài lợi ích nổi bật của việc đăng ký chữ ký số cá nhân điện tử ngay dưới mục sau:

Chữ ký số cá nhân điện tử giúp tối ưu hóa thời gian xử lý hồ sơ

Nếu trước đây, chữ ký số được ký thủ công bằng tay sẽ khiến quá trình chuyển văn bản/giấy tờ giữa các cá nhân/phòng ban trong doanh nghiệp mất thời gian. Do đó, việc ra đời của chữ ký số cá nhân điện tử sẽ khắc phục triệt để nhược điểm này. Hỗ trợ các cá nhân/phòng ban/tổ chức tiết kiệm được thời gian trong quá trình xử lý hồ sơ. Chỉ mất 1-2 phút, mọi văn bản sẽ được xem xét và ký duyệt.

Chữ ký số cá nhân điện tử giúp tiết kiệm chi phí hành chính

Việc in ấn và chuẩn bị bao tài liệu, sổ sách để lưu trữ tài liệu, giấy tờ quan trọng sẽ tốn của doanh nghiệp một khoản chi phí lớn. Trong khi đó, khi đăng ký chữ ký số cá nhân điện tử, doanh nghiệp sẽ tối ưu được khoản phí hành chính không cần thiết này. 

Doanh nghiệp không phải chuẩn bị hồ sơ bản cứng

Nếu chữ ký bằng tay thủ công cần phải chuẩn bị và in ấn hồ sơ bản cứng để các cá nhân có thể ký được. Thì đối với chữ ký cá nhân điện tử, người dùng chỉ việc xem và kiểm tra tài liệu trên điện thoại hoặc máy tính. Nếu phê duyệt, họ chỉ việc thao tác nhanh bằng cách ký số trực tiếp lên. 

Mặt khác, việc dùng chữ ký số điện tử cá nhân còn hỗ trợ người dùng có thể quản lý hoặc tra cứu, kiểm tra tài liệu dễ dàng. Ngoài ra, còn giúp doanh nghiệp hạn chế việc bị thất lạc giấy tờ, hồ sơ quan trọng khi có việc cần dùng đến.

Doanh nghiệp không phải chuẩn bị hồ sơ bản cứng

Chữ ký số cá nhân điện tử có thể ký duyệt mọi lúc mọi nơi

Với chữ ký số cá nhân điện tử, người dùng có thể ký vào bất cứ thời gian nào bất cứ ở đâu chỉ cần trong tay có điện thoại/máy tính kết nối mạng. Trong khi đó, văn bản ký tay cần phải đến trực tiếp văn phòng mới có thể ký duyệt được.

Chữ ký số cá nhân dùng những loại nào

– Nếu bạn thường xuyên dùng máy tính thì dùng Chữ ký số UsbToken đây là loại dùng phổ biến nhất hiện nay. Mỗi lần muốn ký ta chỉ cần cắm UsbToken vào và thực hiện thao tác ký. Nhược điểm của loại này là chỉ ký số trên máy tính và luôn phải mang theo Usbtoken
– Nếu bạn hay dùng điện thoại, Ipad thì dùng Sim ký số đây là loại Sim do các nhà mạng cung cấp dùng ký số trên điện thoại di động, Ipad. Khi nào muốn ký ta chỉ cần mở điện thoại và thực hiện thao tác ký. Nhược điểm của loại này là hiện nay chưa nhiều phần mềm tích hợp ký số trên SIM và phải phụ thuộc sóng viễn thông của các nhà mạng

Thủ tục đăng ký Chữ ký số cá nhân cơ bản sẽ có những giấy tờ sau:

– Hợp đồng đăng ký chữ ký số
– Bản sao công chứng Chứng minh thư nhân dân ( Với trường hợp đăng ký chữ ký số cá nhân cho tổ chức thì thêm Bản sao công chứng giấy phép đăng ký kinh doanh hoặc giấy phép hoạt động)
Chỉ với  giấy tờ nêu trên cá nhân có thể hoàn tất thủ tục đăng ký sử dụng chữ ký số. Sau khi chuẩn bị đầy đủ, Quý khách hàng cần nộp đến các đơn vị cung cấp chữ ký số đã lựa chọn để tiến hành các bước tiếp theo. Mức lệ phí cũng sẽ tùy thuộc vào từng  gói dịch vụ do bạn lựa chọn.

Hy vọng với chia sẻ trên của chukysokhuyenmai.com sẽ giúp các bạn hiểu rõ hơn chữ ký số cá nhân là gì? Nếu cần được tư vấn thêm về dịch vụ này, quý khách hàng vui lòng liên hệ theo địa chỉ sau để được hỗ trợ.